Digamos que você é um diretor empresarial. Ao chegar ao trabalho sua agenda indica 10 compromissos, com diferentes pessoas, para tratar sobre questões da firma. Alguns assuntos são relevantes e outros nem tanto.
Nem sempre é fácil atribuir mais tempo às questões relevantes, deixando menos tempo para os assuntos menos importantes. Há interlocutores que desejam massagear nosso ego; há aqueles que são dispersivos por natureza; e há aqueles que fazem relações públicas enquanto trabalham.
Como equilibrar essa pauta? Qual é o critério que você usa para administrar bem seu tempo? E quanto aos seus gerentes, quais foram as dicas que você já lhes deu?
Na contabilidade existe um princípio, denominado de materialidade. Ele determina que ao serem feitos os registros contábeis das operações das empresas, devem ser identificadas as mais relevantes, discriminando-as uma a uma nas contas de clientes, fornecedores, estoques… Quanto às operações menores, envolvendo valores não expressivos, a contabilidade poderá criar uma conta genérica, chamada de Diversos ou Outros, agrupando nelas várias operações, sob um único título. Apesar de esta questão aparentar ser algo simples e óbvio, é comum encontrar, no segundo escalão, funcionários gastando tempo excessivo com coisas menores.
Um diretor de uma empresa local determinou que eles teriam tolerância zero, no acompanhamento dos estoques. Esta é uma questão de princípios e não tem nada a ver com caprichos pessoais. Se as inspeções indicassem divergências nos estoques (físico x contábil), a comissão mensal paga aos funcionários do setor seria suspensa. Mesmo retardando um pouco o fechamento do mês, todos compreenderam que a precisão dos saldos dos controles internos era uma questão básica e não negociável.
Na minha função, sempre que vou conversar com um diretor, a primeira pergunta que costumo fazer é: Quanto tempo teremos? A partir disso, estruturo-me para abordar o maior número de assuntos, com objetividade e concisão, no menor tempo possível.
Há aqueles que acham bonita a austeridade no controle das despesas, porém bem poucos têm a disposição, a firmeza e a perseverança de colocá-la em prática. Para isso precisa-se de um perfil técnico; acreditar que as empresas não tem o direito de penalizar seus clientes, com acréscimos de preços, para cobrir diferenças de contas não localizadas internamente. É por esse motivo que se costuma reconciliar os saldos bancários todo o mês; inventariar os ativos; cobrar juros dos inadimplentes (para não estimular atrasos nos pagamentos das contas a receber).
As áreas de contato com o público precisam treinar bem seus colaboradores; há a necessidade de usar argumentos sólidos para não magoar clientes; oferecer descontos para o recebimento de pagamentos antecipados é um direito, pois isso é justo e todo o dinheiro tem um custo…
Espero que sua empresa constitua um exemplo a ser seguido. Importa dispor de um critério e usá-lo. Isso a ajudará a ter mais foco, a desperdiçar menos seu tempo e a investir mais tempo nas coisas fundamentais.
