O relatório dos Custos e Despesas do período de de 19 setembro a 20 janeiro foi emitido. Nele constava a evolução dos saldos de 50 contas.
Ele foi levado à diretoria para ser discutido e analisado. Alguns meses tinham mais dias; outros, bem menos (inclusive devido às férias coletivas). Obviamente, as vendas, custos e despesas, oscilavam muito.
Como você faria essa análise? Como selecionaria as prioridades? Por onde começaria? Como fazer para identificar se houveram ou não excessos e em que contas eles teriam ocorrido? Existia algum item que estava fora de controle?
Ao sentar-me com o diretor, fiz-lhe uma apresentação sumária. Ele não havia visto este relatório e mesmo assim já foi dizendo: 1.-Vamos começar vendo a oscilação total dos custos e despesas de Setembro para Outubro. Ele mesmo apurou o valor em milhares de reais; 2.-Agora, partindo das contas com saldos maiores, vamos identificar quais delas provocaram este aumento de gastos. Em poucos minutos já tínhamos resolvido a equação e de forma bem criteriosa; 3.-Agora vamos repetir o raciocínio, e fazer o mesmo, nos meses subsequentes; 4.-Havia uma estreita relação entre o montante de gastos e o número de dias úteis de cada mês.
Confesso que eu tinha em mente um plano de trabalho, o qual nem chegou a ser apresentado, porque ele tinha muito pouco a contribuir.
A experiência tem demonstrado que há gerentes que tem dificuldades em identificar a origem dos problemas operacionais; de focar nas prioridades empresariais; de fazer uma análise técnica e rápida, que ao mesmo tempo traga resultados adequados e imediatos.
Por outro lado, há pessoas que são como aquele diretor: objetivas e determinadas, pragmáticas e sistemáticas. A mente dos empresários é assim mesmo: parece estarem programadas para trabalhar em situações inusitadas e adversas, resolvendo os problemas empresariais de modo eficaz.
Não sei qual tem sido sua experiência, nesse sentido; nem qual a metodologia costumeiramente usada na sua organização. O que eu posso afirmar com segurança é que – naquela oportunidade – aprendi uma bela lição.
Espero que esta troca de ideias possa, de alguma forma, auxiliá-lo na gestão aprimorada e eficiente de seu negócio. Sempre é tempo de aprender com os sábios, de errar menos, de ser mais produtivo e criativo. Eu creio nisso.
